Convocar e registrar uma assembleia

Por que isto importa

Uma assembleia mal documentada — pauta incompleta, quórum sem registro, ata que ninguém lembra de publicar — é fonte de questionamento depois, às vezes anos depois, quando a decisão precisa ser defendida perante um condômino ou a Justiça. O V3RCondo cobre o ciclo inteiro, de propósito, para que o registro fique completo sem depender da memória de quem conduziu a reunião: convocação formal, lista de presença, deliberação item a item, e ata redigida com apoio de IA a partir do que foi de fato registrado durante a condução.

Plano Pro. Este fluxo inteiro é exclusivo do plano Pro.

Passo a passo

1. Crie a assembleia e monte a pauta

Em Assembleias → + Nova assembleia, preencha título, tipo (Ordinária ou Extraordinária), data, hora e local — físico ou link de videoconferência, se for virtual. Salvar cria a assembleia como Rascunho, editável à vontade enquanto não for publicada.

Na seção Pauta, adicione cada item com título, descrição e tipo (Informativo, Votação, Discussão ou Assunto geral). É agora, ainda em rascunho, que todo item precisa entrar — a tela de condução, no dia da assembleia, só lista e edita os itens que já existem; não dá para criar item novo durante a reunião. Ver Assembleias — Montar a pauta.

O total de unidades para o quórum é travado na criação do rascunho

É a contagem de unidades cadastradas no momento em que você clicou em Salvar que vale para o quórum desta assembleia — e ela não muda depois, mesmo que o condomínio cadastre ou remova unidades antes de publicar o edital. Cadastre as unidades certas antes de criar o rascunho.

2. Publique o edital

Com a pauta completa, clique em Publicar edital. O V3RCondo gera o PDF de convocação, envia por e-mail a todos os condôminos, dispara uma notificação interna, e o status muda para Edital publicado.

Depois de publicar, os dados não podem mais ser editados

Confira a pauta com calma antes deste clique — é aqui, não na condução, que ela precisa estar fechada.

3. No dia, abra a assembleia e registre o quórum

Clique em Iniciar assembleia e preencha o painel de abertura: quem preside a mesa, quem é o secretário, e o quórum — quantas unidades estão presentes e se o quórum foi atingido, conforme a convenção do seu condomínio. Confirme em Abrir assembleia; o status muda para Em andamento.

A lista de presença já vem gerada com todos os membros ativos, marcados como presentes por padrão — ajuste quem realmente está lá, a modalidade (presencial ou remoto) e adicione convidados externos, se houver.

4. Conduza a pauta e registre as deliberações

Para cada item, avance o status (Pendente → Em discussão → Concluído) e escreva as anotações do secretário — são elas que vão alimentar a redação da ata. Item de votação concluído abre o formulário de deliberação: tipo (aclamação, contagem de votos ou sem votação), resultado e a decisão tomada em texto livre.

Quanto mais detalhada a anotação, melhor a ata

A IA que redige a ata trabalha a partir do que o secretário escreveu durante a condução. Registrar só “aprovado” deixa a ata genérica; registrar o que foi discutido, quem se manifestou e por quê dá à IA o material para uma ata que de fato representa a reunião.

5. Encerre a assembleia

Clique em Encerrar assembleia — disponível também no rodapé, útil em pautas longas. É irreversível: depois de encerrada, a assembleia não pode ser reaberta, então confirme que todas as deliberações foram registradas antes deste clique.

6. Gere a ata

Ao encerrar, o app pergunta se você quer gerar a ata com IA — ou você acessa essa opção depois, a qualquer momento, na assembleia encerrada. Preencha, se quiser, as observações para a geração (uma ressalva de um condômino, ênfase num ponto específico) e clique em Solicitar geração. O processo roda em segundo plano; você recebe uma cópia por e-mail quando estiver pronta.

Com a ata pronta, você tem três caminhos: Publicar ata, Regenerar com ajustes (descreva o que precisa mudar) ou Lançar ata própria (fazer upload de um PDF elaborado fora do sistema).

7. Publique a ata

Clique em Publicar ata. Todos os condôminos recebem um e-mail com o link para download, a ata fica disponível em Documentos → Assembleias, e você recebe um e-mail com a ata mais uma seção de itens de governança sugeridos pela IA — tarefas, prazos e comunicados recomendados a partir do que foi decidido.

8. Avalie o registro em cartório

Depois de publicar, o app lembra: verifique se a ata precisa ser registrada em cartório. Se precisar, reúna o edital, as evidências de publicação, a lista de presença, a ata e o requerimento de registro.

Exemplo concreto

O síndico do Residencial Vale do Cedro cria a AGO 2026 com três itens de pauta — prestação de contas, eleição do Conselho Fiscal e aprovação de taxa extra para pintura — e publica o edital 20 dias antes da data marcada. No dia, abre a assembleia com 32 das 40 unidades presentes (quórum atingido), conduz os três itens registrando votos e anotações, encerra, e gera a ata com IA. Revisa o PDF, publica, e o app já sugere, entre os itens de governança, criar uma tarefa para abrir a cotação da pintura aprovada.

Dicas e armadilhas

• Assunto que surgiu de última hora entra como “Assunto geral” — mas ainda em rascunho. Se a pauta já foi publicada, não há como acrescentar item novo; ele fica para a próxima assembleia.
• Só a ata mais recente fica na lista de documentos, enquanto não publicada. Regenerar com ajustes substitui a versão anterior — a ata já publicada, essa sim, permanece como registro oficial.
• A IA redige, você revisa. O aviso do próprio app é claro: revise o documento antes de publicar oficialmente — a IA trabalha com o que foi registrado, mas a responsabilidade pela ata final é sua.

Quando dá errado

O que você vê	O que fazer
Botão Publicar edital recusa a ação	A pauta está vazia — cadastre ao menos um item antes de publicar
Precisou corrigir algo depois de publicar o edital	Não é possível editar; se o erro for grave, cancele a assembleia (só funciona em Rascunho ou Edital publicado, antes de iniciar) e crie uma nova
Tentou cancelar uma assembleia já iniciada	Não é permitido — o cancelamento só existe até o status Em andamento começar
Ata gerada não representa bem a reunião	Use Regenerar com ajustes, descrevendo especificamente o que precisa mudar — as observações da geração anterior já vêm preenchidas para você complementar
Esqueceu de publicar a ata	Ela continua disponível na assembleia encerrada, esperando por você — não há prazo para publicar depois de gerada